文件编写与管理

体系文件在ISO9001、ISO14000及TS16949体系建立和运行的过程中扮演着相当重要的角色：

　 （1）符合标准要求

　　　　　 在ISO9001和TS169494.2及ISO14001的条文中，均要求组织

　　　　　 “建立并保持书面的体系，以全面满足此标准的要求”。

　 （2）工作的依据

　　　　　　建立体系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循，保持

　　　　　　一致和稳定的工作方式，以避免不同的人在操作相同的工作

　　　　　　时出现不一致的工作方式和标准，或者由于口头交待沟通工

　　　　　　作的方式和方法欠明确和清楚。

　 （3） 提升管理技术水平的基础

　　　　　　　当所有的工作要求都文件化后，公司即可在此基础通过日

　　　　　　　常工作，不断地完善管理和技术的要求。

　　 （4） 防止经验的流失

　　　　　　　书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导致经验的

　　　　　　　 流失，从而造成运作上的因难。

　　　　　 （5）改善人际关系

　　　　　　 由于工作的依据全部在书面上有明确的指令，在执行上大

　　　　　　　大减少了口头式的命令和沟通，同时降低了同事之间的磨

　　　　　　　擦的机会。

　　　　　　（6）员工的责任心和荣誉感

　　　　　　　 执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容，明确

　　　　　　　 了自己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感。

（一）目前建立的体系文件，一般企业均将文件架构分为四个层次，即：

　　　　　一阶文件：手册

　　　　　二阶文件：程序

　　　　　三阶文件；工作指导书

　　　　　四阶文件：表单或表格

　　　　　但是，并不是每家企业都必须建立上述架构的体系文件，许多

　　规模较小制程简单的公司往往将文件的结构划分为3个层次，即：

　　　　　一阶文件：手册

　　　　　二阶文件：程序/工作指导书

　　　　　三阶文件：表单

　　　　　文件结构的划分完全取决于一间公司的规模、人员的数量同时

　　亦需考虑公司未来的扩充和发展等。