如何成为老板的得力助手

培训对象:　董事会或总经办秘书、助理，部门经理助理,公司行政助理、文员，办公室全

企业内训培训目标

为什么要学习本课程一个人工作的时候不觉得工作能力不足，两个人并肩作战尚可应付，员工呈倍数成长时才知道原来该懂得的专业知识都没学习，天天沉浸在忧虑恐慌中。透过本课程由浅入深渐进式内化，让学员轻松学习成长，在职场工作上能更顺心如意，每一位企业经营者或高阶主管都希望聘任具备多元智慧能力的下属，想要提升自己工作竞争力，有想法不如有做法，学习本课程就是给自己机会。本课程专门为董事会或总经办秘书、行政部门工作人员、部门经理助理、其他行政文员设计提升专业能力，成为上司在工作中的得力助手而设计的，目的是要使学员能够帮助上司提升工作效率与品质，维护商业形象，取得事业更大成功。通过学习本课程将会得到哪些收获．了解上司和老板眼中的“得力助手”什么样；了解助理人员的职责所在；获得明确的工作方针；帮助上司提高工作效率；帮助上司做好会议差旅安排与规划；培养TOP、CIS，提升商业形象，掌握商务礼仪；奠定全方位的多元智慧；储备竞争实力。

企业内训课程大纲

如何成为老板的得力助手企业内训课程

第一讲必备的工作态度与守则

一、遵守办公室规则

1.保守公司商业机密，维系公司的致胜商机。

2.遵守作业流程，不可循私图利。

3.上下班应严守规定，勿请人代为打卡。

4.不任意请假或违反休假规刖。

5.配合公司作业，不回避加班。

6.勿将家庭事务带入工作职场中。

7.勿挑拨离间，造成同事与公司之间的隔阂。

8.不循私做假报告，来逃避责任。

9.不要求特权或特例，会让公司立场难为。

二、努力和敬业态度

1.多一点付出、多一点成长。

2.不排斥公司安排的在职训练。

3.掌握工作机会。

4.培养令人信赖人格。

5.保持工作热忱，提升自我能力。

6.随时注意自己高雅的言谈、举止。

7.女性应该摒弃「做到结婚为止」的想法──工作是每个人一生的基础。

8.女性同仁不闹情绪、轻易掉泪，或动不动要辞职。

9.体会认真的生活最美规划自己的生涯。

第二讲接受与处理上司的指令

三、指令接受

当主管交办任务时，该如何承接，又应注意那些细节呢？一个有经验的上班族，都需学习应对方式，才能让上司赏识。

1.听到上司传呼声音，应清晰回应，并把桌面文件收好，椅子靠好，即刻前往。

2.记得准备纸笔，方便记录重点。

3.如有账册或公司机密文件在桌面上，应放进抽屉锁好，别因为自己的疏忽，造成公司机密外漏。

4.进入主管办公室，应先敲门，等内部响应，方可入内接受指令。

5.面带诚恳的笑容，向主管打声招呼，「总经理，请问有什么事情交办的事吗？」

6.主管交代的事项，要马上逐条记录下来。

7.当主管交待完所有事项，如有疑惑，应马上请示，不要一知半解不敢再重复问一次的就离去，如此一来事情就无法办的完整。

8.遇有困难，或无法完成的项目，不要勉强接下，应将困难点反应给主管了解，才不会把事情弄的一团糟。

9.听完指令以后，要复诵一次，并问清楚工作期限，及配合单位，如主管未能明示期限，自己应主动提出完成时间。

10.面对爱打官腔，或脾气不佳的主管，口气由始至终皆应保持温和应对，并经常展露笑容，方能化解自己内心的不安，切勿与主管正面冲突，吃亏的永远是自己。

11.主管交待工作事项，切忌精神恍惚，两眼无神，应专心一意的仔细聆听。

12.工作交待中，主管如征询对事情看法，要提纲契领的回答，切勿长篇大论，或坚持主观意识。

13．如指令交办有外宾要来参观，应请示人数、职别、公司配合人员，需准备的餐点、饮料，有无素食人员等等巨细靡遗的问清楚，才能让事情完美进行。

最后应再询问主管，除了以上几点，还有其它指示吗？才向主管说声：「总经理如没有其它交办事项，我会马上去完成您交待的工作项目，对不起！我先离开。」

四、来自其它部门主管的指令

1.同一部门，可能有数字主管，有些主管可能会跨部门派任工作，如有这种情形，应先请示自己单位主管，经核准后才可接受。

2.如自己份内工作已非常忙碌，可以明确告诉其它单位主管：「目前有几件急件正在处理，等我把手头上的工作忙完，再帮您处理，可以吗？」如冒然应允，又不能如期完成，会让人怀疑你的工作能力。

3.要是自知无法承接，要勇于说不！驼鸟心态，不会获得好评。

五、指令回报

上司指令派发下来，应在期限内，做好整理，并依工作难易度做不同的报告方式。

1.报告的三大重点：简单性、明了性、具体性。

2.工作绩效程度，在工作报告中，可窥端倪，首先应了解工作性质，主管习性，有的人喜欢了解工作过程，有的则只问结果。

3.报告工作进度，先说明结论，接着叙述理由及过程，尽量简单扼要。

4.阶段性的工作，可以用书面报告，但要先书写结果，再逐条写明过程，牵涉指标性的工作，应以图面来加强说明。

5.需要会议公开报告的事项，事前应准备充分的辅助工具，例如制作投影片、幻灯片或是型录、海报，任何形式都需留下文字记录，以备往后查阅。

6.工作报告按事实说明，不可加入传闻，推测或自己感情，更勿渗杂个人臆测，模棱两可、含糊不清，不但混淆客观立场，也会影响判断。

7.工作一结束，马上回报，不可等上司发问，再做工作回报。

8.自己的任务，自己直接呈报，不可假手他人或秘书代转，除非不可抗拒原因，否则宜避免，以示负责。

9.工作时间耗时较久，每一个段落，中间要提出阶段性的报告，并随时接受上司指示。

10．无法如期完成的工作，要说明瓶颈及阻力点，切勿推诿责任，并请示变通方法。

第三讲为上司安排好差旅与行程

六、如何安排主管出差行程

当主管预备到外地出差时，身为助理或秘书人员，就应掌握时效，做好所有前置作业。

（一）出差之准备工作：

1.首先要掌控出差的目的，扺达目的地，才能草拟完整的出差行程表。

2.出差日程多久，预计拜访或出席几个场合。

3.每一定点停留时限多长。

4.有无出席正式场合安排。

5.搭乘交通工具的类别。

6.预算交通工具转搭的时间、衔接的车种。

7.经过那些路线，帮忙准备一份地图，方便道路辨识。

8.预先订购机票、车票，用信封袋装妥。并在封面上写上开车时间，及转车时刻表，才不会遗失。

9.目的地有无接机、接车人员及接待人员资料。

10.征询主管的喜好、公司预算，选择整齐、清洁、交通便捷、离洽公地点不太远的饭店，为主管住宿地点。

11.事先与出差定点的负责人员联络，如有餐宴，可表明主管的饮食习惯，如全素或忌什么特定食物。

12.行前打通电话询问气象局，天气状况如何，如天气有变化，应在日程表上注明，需带雨伞或带外套。

13.出差前，再确认一次行程，并口头向主管或陪同人员覆述一次。

14.主管如有宿疾，应提醒携带备用药品。

15.备妥主管名片、公司型录、公司新产品、辅助工具等。

16.最后编写一份出差行程表，将拜访公司、名称、地址、电话、负责人、约定时间、接待人员、用餐否、搭乘交通工具，住宿饭店数据、地址、电话、用什么名义预约、气候，注意事项，逐一书明。

17.如需准备赠品应妥善包装、并附上主管名片或是准备印有公司名称、资料之赠品也可。

18.主管出差中，可以每一天FAX一份公司日程工作报告，来访客人名称，来电单位、内容及公司工作进度至旅馆，让主管能掌控公司状况。

19.若是碰到无人能代理之紧急事件，应马上与主管连系，以免误了商机。

（二）出差回来之后续动作：

1．预先计划主管归来之日程表，并将出差期间，公司所有工作概况，做成文书数据，方便主管归来，能马上进入状况。

2．主管即将归来之前，应先安排迎接人员，并把工作报告整理成册，放在主管桌上。

3．简明扼要的向上司报告，出差期间每日公司概况，及重大事件。

4．如属重要事件，应将处理方向明确转述，并请上司尽快处理。

5．将上司携回之数据、文件、样品整理归类，并请示主管意见后，再分门别类的建档或交予相关部门研究。

6．把出差期间的收据整理，详列出差旅费，按公司规定交予会计部门申报。

7．邮寄谢函，向出差期间接待或协助上司之人员，表达谢意，以建立与外界之良好人际关系。

（三）名片整理：

商场上的人际交往，就由一张小小的纸片拉开序幕，及加深彼此的印象，并且提供日后联络的工具，名片格式大小不一，有横式及直式，甚至标新立异，不规则形式，如果未能妥善整理，很快就有一大堆名片无从找起，所以可将名片制度化，用科学性的管理。

1.整理名片的工具类别：

(1)数量少时：可用常见的名片簿。

(2)数量多时：准备名片箱，可分门别类，易于查看。

(3)携带式：个人电子记事簿，可以将名片资料输入，随时可将输人的数据叫出来。

2.名片分类方法：

(1)可依来往密度区分行业别。

(2)以区域性来划分，列出北部、中部、南部、东部，或者是国外等之区域性。

(3)以部首，不管是英文、国字，都可依笔划、字母来区分。

(4)再依部门、职称来细分。

(5)按姓氏笔划来区分。

3.名片整理方法：

(1)可将超大型名片，仔细修剪成正常尺寸，或是用计算机另外打一张，也可缩小影印再建档。

(2)收到名片，在空白处记下见面日期、地点、主题或谈话重点，对方特征、业务项目，方便回想记忆，否则时间一久，就印象模糊。

(3)中止联络的名片，可以过滤出来，放在固定的地方，或丢弃，否则名片会泛滥成灾。

(4)客户如变更地址、电话，就应该跟客户要张新名片，将旧名片淘汰，或是在名片上更正。

第四讲提升自身专业素养

八、提升个人职场专业素养

1.开发职场多元智慧能力

2.立足大陆放眼全世界

3.具备国际观与前瞻性

九、自我解套目标达成

1.突破自我设限

2.如何扩张自我爆发力

3.永远在上司想到之前做好

十、文书数据的整理与管理

1．整理、保管三要素

2．文书数据装订方法

3．文书收存方法

十五、文书撰写技巧

1．公文的分类；2．公文的特点；3.公文的作用；4.公文的格式；

5.公文的布局；6.公文的表达方式；7.怎样写好公文；8.公文的提炼；

9.行政公文；10.通用公文；11.会议公文；12.社交文书；13.商务公文；

14.法律文书；15.宣传文书；16.广告启示；17.新闻报导；18.其它类

第五讲沟通与协调能力提升

六、与客户之沟通协调能力

1.沟通对象是谁

2.沟通内容

3.沟通目的

4.双赢的结果

5.沟通的时间和地点

6.沟通时会讨论的话题

7.怎样表达和倾听

8.沟通时要注意哪些问题

9.沟通应有的心态

10.沟通应注意的忌讳

十一、怎样处理公共关系

1．树立良好的公共形象

2．处理内部关系

3．处理外部关系

4．处理媒体公共关系

第六讲专业形象与商业礼仪

十二、专业形象与仪态

1．男士

上班服基本款式、休闲服的区分、社交服的配件、内外双修的专业形象

2．女士

个人特质展现、基本色彩学、画龙点睛的配饰、鞋袜的选择、彩妆艺术

3．优雅仪态

从容典雅的坐、立、行姿态，递物、持物姿势

十三、基本餐桌礼节

1．中餐饮食文化

桌次安排、筷子使用技巧、转桌功能、敬酒艺术、取菜礼节、

残渣处理、用餐禁忌

2．西餐餐桌礼仪

宾客坐次安排、刀叉使用功能、品酒文化、如何尊重用餐气氛

国内外西餐礼仪的差别、绅士淑女用餐风度、酒宴礼仪规范

十四、馈赠礼仪

礼多人不怪，宝剑赠英雄，红粉赠佳人

1．送花礼仪禁忌；2.对象送礼；3.看场合送礼；4.年度节日；5.送礼要送到心崁里；

6.送礼禁忌；7.商务送礼须知

十六、接待礼仪面面观

1.接待礼仪的重要性

良好的接待应对，不论个人或公司都会令人有好的读价，博得客户好评、好的印象，经由客户引介，将能获得更多顾客，好的接待于公司业绩有直接帮助，好的接待于客户对公司有信赖感。

（1）应对态度整合

A.礼节

B.表情、动作

C.仪表

D.谈话艺术

（2）接待前准备

A.空间、环境

B.仪容

C.工具

（3）柜台应对礼仪

（4）引导礼仪

（5）陪同礼仪

（6）会客室应对礼仪

（7）奉茶礼节

（8）座位安排

（9）社交三部曲

（10）成功接待八步骤

（11）公司有访客时

（12）接待要领

2.接待计划

A.Who：谁来接待

B.Whom：接待的对象

C.HowMany：多少人来

D.When：什么时刻到

E.What：接待目的

F.How：如何接待

G.Where：来自何地、接待住何处

H.HowMuch：预算

3.接待前的准备

4.接待人员的仪表

A.服装仪容

B.肢体语言

1.真诚的表情

2.挺直展自信

3.均衡表尊重

4.灵巧的表达

C.美姿训练

1.正确的站姿

2.端坐

3.优雅的走姿

4.手部魅力

5.接、递物品时

6.与访客搭乘电梯时

5.接待礼节

A.引导礼仪：引导者应走在贵右或左前方，必须配合宾客的步调。

B.陪同礼仪：如有陪同者应走在宾客左方，二人陪同时，右为尊左

为次，中为贵宾位。

C.进退技巧：接待è正在进行中èEND。

D.座位的安排

6.奉茶礼仪

茶具：杯、盘、茶船、小方巾、小茶壶

A.茶以七-八分满。

B.水温不宜太烫，刚泡好的茶要告知对方。

C.茶色均匀。

D.眼、口、手三合，上茶时应双手端茶，从右方奉上，面带微笑眼睛注视对方并说：「请喝茶」，「这是您的茶，请慢用。」

E.茶杯的耳朵朝右边，茶匙各杯耳同方向。

F.奉茶示范

7.遇访客搭乘汽车时

8.接待场合八不

A.不耳语

B.不尖声大笑

C.不作自传或侃谈

D.不说长道短

E.不大杀风景

F.木讷肃然

G.不当众修补容貌

H.不扭捏忐忑

I.言谈礼貌

9.公司有访客时

10.送客礼仪

11.合宜接待八大步骤

A.张贴欢迎标志

B.专人等候迎接

C.引导入坐接待

D.安排主管接见

E.简报参观会谈

F.点餐宴款待

G.馈赠纪念礼品

H.陪至门外送行