会议成功的六大要领

有志提高个人技能或企业管理人士

培训描述开会几乎已成为一个贬义词，然而对管理来说，会议像空气一样不可或缺，开会能使人得到各方面的信息，了解团体的共同目标，了解其他同事的工作进度，能够协调自己部门与其它部门的工作关系，有的问题不开会是根本不能解决的。那么，会议既然如此重要，可为什么有人会厌恶开会呢？你知道其中的原因何在？如何把会议开得成功、圆满？

本教程对其中的六大要素进行详细的讲述。相信通过快速的学习，随着对这六大要领的融会贯通，可使你主持会议的成功率大幅度提升。

培训对象各级管理人员

各部门主管

会议筹划、组织及主持者

培训目标管理离不开会议，会议必须有效，掌握了这六大要领，就可以使会议的成功率与效率大幅度提升。

课程大纲一、打破开会的误区

1.“开会的意义不大”

(1)开会是一个组织存在的表现

(2)开会是一种群体沟通方式

(3)会议也是一个集思广益的场所

2.“人们都厌恶开会”

(1)开会能使人得到各方面的信息

(2)并非人人都厌恶开会

3.“成天开会，时间和精力都浪费在会议中了”

(1)开会必然要花一些时间

(2)觉得没时间开会，可能是自己对自己的时间管理不善

4.“开会时自己可以干点自己的私活”

(1)这是得不偿失的事情

(2)这样做危险性较高

5.“只有开会才能解决问题”

(1)并非只有开会才能解决问题

(2)会议是个严肃的事情

6.“开多长时间的会，到时看情况才知道”

(1)这种会肯定惹人讨厌

(2)开会时间长短是完全可以预知的

(3)预知不了会议时间的长短，是会议组织者的无能

二、把会议降低到最少

1.开会要计算成本

(1)开会的成本是较高的

(2)开会的效率损失

2.何谓开会成功

(1)有明确界定的目标

(2)有会议就一定要有决定

3.通常需要召开会议的理由

(1)涉及多部门、多个人员的信息交换、讨论和决策

(2)需要整合各种不同的意见

(3)涉及多部门、多个人的工作安排

4.通常不用召开会议的理由

(1)未准备好

(2)可能不会有结果

(3)没有开会之必要或有其它替代方式

三、成功会议的准备要领

1.确定会议的目标

(1)目标的形式

(2)确定目标时的考虑因素

2.确定会议的形式

(1)例行会议

(2)临时召集特别会议

3.确定会议的议程

(1)考虑议程时的依据

(2)议程四大主要内容

4.确定开会的时间

(1)最好的时间

(2)最差的时间

5.选择开会的地点

(1)地点选择要考虑的因素

(2)选择开会地点细节

6.确定出席会议的人员

(1)4-7人比较理想，10人还勉强可以，超过12人就太多

四、有效控制会议过程的要领

1.严格按事先的议程办事

(1)会议议程是会议取得成功的基础

(2)对偏离议程的情况应及时加以纠正

2.及时、准确评估反馈

(1)注意与会者的反馈信息

(2)评估反馈信息，并做出适当反应

3.对付会议中可能的混乱

(1)会议中出现混乱的迹象

(2)摸清冲突的实质

(3)即时加以解决

4.应付开会中的一些行为特别的人

(1)应付始终沉默的人

(2)应付反对任何建议的人

(3)应付脱离主题的人

五、会议中达成决定的方法

1.头脑风暴法

(1)获取独特的创意的方法

(2)不要对他人的观点提出反对

(3)回头再评估

2.名义小组法

(1)以小组的名义进行

(2)背靠背，独立思考

(3)循环进行

3.德尔菲法

(1)小组成员可能从未见过面

(2)需要多次循环

(3)以达成基本一致的结果

六、与会所得最大化要领

1.明确与会责任，才能与会有得

(1)会议的成功，也有与会者的一半功劳

(2)在会上贡献自己的创意

(3)尽可能多地获取信息

2.开放的心态

(1)不要事先抱有成见

(2)仔细考虑他人的意见

(3)主动参与

3.会前准备功夫

(1)熟记通知

(2)准备材料

(3)心理准备

4.积极的提问和表达意见

(1)积极地倾听

(2)主动地提问

(3)适当地发言

5.会后想想

(1)研究会上得到的与自己工作相关的信息

(2)分析与会者的表现及其影响

(3)考虑自己下一步工作