高级文秘职业化训练

企业行政助理与文秘相关人员：办公室主任、行政部经理、董事长秘书、总经理秘书、部门秘书、行政助理、行政主管、行政部门文职人员等

秘书与助理工作是看起来很简单，但要做到优秀是非常困难的，因为只有专业的知识是不够的，还要有丰富的工作经验、足够的细心、过人的悟性、高效的工作方法、游刃有余的关系协调能力。

所以高级秘书与助理如果没有受过系统、专业的训练，将无法从战略的高度、全方位的视角认知秘书与助理的工作；主要靠自己的经验工作，缺乏理论支持，工作总是被动行事、抓不住工作重点、达不到领导的要求；想为领导作的更多、更好却找不到好的思路、方法；有时遇到一些难题解决不好，还会导致工作失误。

诸如此类的问题，都是每个高级秘书与助理都要面对的，如何把握正确思路和方向、找到最适当方法，迅速提升自身职业素养就是我们这次训练的主要目的。

课程收获

? 掌握高级行政文秘所具备的基本技能、技巧

? 善于处理工作中的难点，掌握待人接物的技巧，实现高效的时间管理

? 实现现代文秘工作和档案管理工作的规范衔接

? 善于上传下达，掌握有效沟通的技巧

? 学习掌握规范的商务写作技巧，提高公文写作水平

? 学习掌握会议的组织思路及高效率的组织方法

? 掌握高级的商务活动礼仪，塑造自己的职业形象，适应不同商务场合的要求

? 学习专业的商务接待与宴请礼仪，融洽各方关系、达成企业目标

培 训 提 纲

序言：如何用正确的心态面对你的工作

　　　心态的正确与否　决定你的个人绩效

　　　如何建立正确的工作心态

一、企业行政文秘职业特性与素质要求

　　◇　文秘人员工作内容是什么

　　　　案例：秘书岗位的评价

　　◇　文秘人员的职责与主要工作内容

　　　　案例：文秘人员的职位说明书样板

　　◇　优秀文秘人员的胜任素质

二、有效沟通与工作协调技巧

　　◇　沟通的意义

◇　中国式沟通的侧重点是什么

　　◇　常用沟通方式比较

　　　　案例：非语言沟通方式的应用技巧分析

◇　沟通方法的技巧

听的技巧　 说的技巧　 问的技巧　看的技巧

　　　　案例：应用技巧分析

　　　　　　　如何听懂上级真实的意图

◇　如何面对不同沟通对象采取不同的方法

　案例：应用技巧分析

　　◇　如何与你的上司良好沟通

　　　　原则　 方法　 技巧　

　　　　案例分析：分组讨论、实景演练

　　◇　秘书人员如何与下级、平级沟通

　　　　注意事项　工作方法

　　　　案例：领导有错误　 你该怎么办？

　　　　案例：如何与同事或下级相处？

　　　　案例：有人在你面前抱怨你的领导该怎么办？

◇　电话沟通的技巧

　　　接听电话的基本原则

接听电话的几项注意

　　　案例：如何处理上级的电话

◇　传真管理的技巧

◇　邮件管理的技巧

三、时间管理及工作统筹技巧

　　◇　时间管理的误区

　　◇　时间管理的原则

第一原则：目标管理

第二原则：抓住重点原则 80/20法则

第三原则：轻重缓急的优先管理

　　　　时间管理的20个策略

四、会务管理与大型活动的技巧

　　◇　会务分类－组织思路

　　◇　组织阶段：会前准备、会中协助、会后整理

　　◇　如何担任会议主持人

　　◇　如何当好会议秘书？

　　　　案例：大型会议及活动策划案

◇　如何避免陷于会议忙碌之中？

◇　如何管理上级的工作时间

五、文件资料管理与运用

　　◇　文档分类标准

　　◇　档案管理的原则

　　◇　文档的索引

　　◇　电子文档的保管

　　　　案例分析：如何利用档案为公司业务服务？

六、信息档案管理

　　◇　信息管理基本流程

　　◇　信息的收集整理

　　◇　信息的传递

　　◇　信息的储存与保密

七、公文写作与处理实务

　　◇　公文分类

　　◇　公文的结构

　　◇　秘书文字支持应达到的要求

　　◇　公文写作基本要领

　　◇　13种常用公文模版

　　◇　主要公文写作的要点分析

　　　　案例分析：主要公文写作分析

八、商务礼仪、商务接待与商务宴请

◇　个人职业形象塑造

1、个人形象的原则：职业精神 、个人素养

2、商务着装的原则(女士、男士)：个性原则、和谐原则、TPO原则；

3、常见着装误区点评；

4、举止礼仪：站姿、坐姿、行姿、蹲姿等

◇　商务接待的礼仪　　　　

1、日常商务接待工作

问候 （称呼、礼节、握手 鞠躬）

接引 （步行、乘车、搭乘电梯、）

交流 （介绍、距离、话语）

名片交换

2、外交礼仪

东西方礼仪文化比较、国际商务礼仪基本理念、适用范围、特征及

原则

外交礼仪中的禁忌

3、商务交往中的馈赠礼仪

纪念品和礼品、礼品选择、赠送时机、赠礼禁忌

案例分析：

◇　商务宴请礼仪

(一)商务宴请的程序

1．确定宴请对象、规格和范围

宴请对象、规格和范围的依据是宴请的性质、目的、主宾的身份、

国际惯例等

种类：正式宴会；便宴；餐会；酒会；茶会；工作餐

中餐：摆台、餐桌、入座礼仪、开宴时刻等

西餐：摆台；着装；程序；上菜顺序；服务礼仪；伴餐酒的选点；

餐巾的用法

2．确定宴请时间、地点

3．邀请

宴会邀请可书写请柬、面对面或电话邀请

4．订菜

喜好与禁忌（宗教禁忌、民族禁忌、职业禁忌、健康禁忌、口味

禁忌等）

5．席位安排

6．现场布置

7、餐饮禁忌

(二)商务宴请技巧处理

1、致辞

欢迎辞 祝酒辞 欢送辞 答谢辞

2、劝酒、喝酒、拒酒

3、如何调节气氛？

4、如何达成宴请的主要目的